Organiser une activité

1 Soyez créatif!

Définissez bien votre projet et n’hésitez pas à y incorporer un brin de folie... l’originalité étant souvent un gage de succès. Aussi, comme la mise sur pied d’une activité exige qu’on y consacre du temps, mieux vaut prendre plaisir à la tâche!

2 Faites approuver votre activité

Avant d’entreprendre des démarches, faites approuver votre projet par la Fondation et soyez ainsi assuré de notre entière collaboration tout au long de sa mise en œuvre.

3 Formez un comité organisateur

Mieux vous serez entouré et plus vos chances de succès seront grandes! Recrutez des sympathisants à la cause que vous soutenez, mais surtout, des personnes disponibles sur qui vous pourrez compter. Établissez un échéancier réaliste et répartissez les tâches que chacun pourra prendre en charge selon ses intérêts et ses compétences.

4 Déterminez votre objectif

Avant de vous fixer un objectif financier, mesurez bien l’ensemble des dépenses nécessaires pour mettre sur pied votre activité. Soyez optimiste mais réaliste et prévoyez toujours un budget pour les imprévus. Les échanges sont une bonne façon de diminuer vos dépenses, que ce soit sous forme de produits ou de services.

5 Ciblez votre public

À qui s'adresse votre activité? Comment allez-vous rejoindre votre public cible? Une activité ne peut connaître le succès que si les gens y participent.

6 Fixez une date

Avant de fixer la date de votre événement, assurez-vous qu’aucune autre organisation ne projette de mettre sur pied une activité semblable à la vôtre ou qu’un événement majeur n’aura pas lieu à la même date, réduisant ainsi vos chances d’avoir des participants. Pour éviter les déceptions, consultez un calendrier des activités régionales.

7 Communiquez

Il existe plusieurs outils et plateformes pour publiciser votre activité. Voici quelques idées :

• Faites-en l’annonce via notre site web, le vôtre ou ceux d’entreprises ou d’organismes partenaires de votre événement ;
• Faites-en la promotion sur les médias sociaux (créez un événement sur Facebook);
• Misez sur le bouche à oreille ;
• Préparez un communiqué à envoyer aux médias locaux ;
• Élaborez une affiche et des dépliants à distribuer ;
• Rédigez des courriels et mettez votre réseau de contacts à profit (réseaux professionnels, clubs sociaux, organismes communautaires, clubs sportifs, etc.) ;
• Utilisez toutes les plateformes publicitaires gratuites dans les médias locaux : « L’Hebdo Pop » dans Le Charlevoisien, « Le Bavard » à CIHO, « Le Babillard » de TVCO et le feuillet paroissial de La Fabrique pour les activités s’adressant plus particulièrement aux personnes âgées.

N.B. : La Fondation se fera un plaisir de monter vos outils promotionnels ou de vous fournir le matériel graphique pour que vous puissiez les réaliser vous-même. Si vous choisissez la seconde option, assurez-vous cependant de faire approuver votre matériel par la Fondation AVANT leur impression ou diffusion.

Informez-vous sur l’émission de reçus pour fins d’impôt

L’émission de reçus pour fins d’impôt est soumise à certaines conditions. Informez-vous auprès de notre équipe pour savoir si vos donateurs ou participants y auront droit.

8 N’oubliez pas de dire merci! 

Lorsque vous annoncerez le montant amassé grâce à votre activité-bénéfice, profitez-en pour remercier tous ceux et celles qui ont collaboré de près ou de loin à son succès : participants, donateurs, bénévoles, partenaires, etc.

La Fondation, quant à elle, accompagnera tous les reçus émis pour fins d’impôt d’un mot de remerciement aux donateurs lorsque les conditions s’appliquent.