Rôles & responsabilités

Votre rôle 

L’organisation et la promotion de votre activité doivent être assurées par vous-même et votre comité organisateur. La Fondation de l’hôpital de Baie-Saint-Paul se dégage de toute responsabilité ou poursuite liée à la tenue de votre activité.

Vos responsabilités

• Formation d’un comité organisateur
• Planification de votre activité
• Recherche de bénévoles
• Location de salle ou de matériel
• Sollicitation des commanditaires et donateurs
• Promotion de votre activité
• Remise des profits à la Fondation dans les 15 jours ouvrables suivant la tenue de votre activité

N. B. : Toutes les dépenses liées à la mise sur pied de votre activité seront déduites du montant récolté. C’est pourquoi il est important de bien planifier vos dépenses et de maximiser les échanges de produits et services (commandites).

L’implication de la Fondation

L’équipe de la Fondation s’engage à soutenir votre organisation au niveau administratif. Voici quelques exemples de tâches que nous pouvons prendre en charge :

• Produire le matériel promotionnel dont vous aurez besoin pour faire connaître votre activité (affichage papier et web). Notez que si vous choisissez de produire vous-même votre matériel, vous devrez le faire approuver par la direction de la Fondation avant impression ou distribution. Les frais d’impression, quant à eux, seront déduits du montant récolté
• Produire une lettre de sollicitation officielle à présenter aux commanditaires et donateurs;
• Fournir les fonds de caisse nécessaires à la vente de billets ou d’aliments lors de votre activité (N.B. Ceci ne constitue pas une avance de fonds.);
• Obtenir les permis nécessaires pour la vente de boissons alcoolisées ou l’organisation d’un tirage auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux - Prévoir un délai minimum de 15 jours pour un permis de réunion et de 30 jours pour un tirage;
• Émettre des reçus pour fins d’impôt aux donateurs (quand la loi s’applique);

La Fondation ne peut s’impliquer directement dans la vente de billets, mais ses bureaux peuvent constituer un lieu de dépôt où les participants pourront venir s’en procurer.

La Fondation se réserve le droit de suspendre son implication dans votre projet si, pour des motifs sérieux, elle n'est pas d'accord avec l'utilisation qui est faite de son nom et de son logo.